Dit privacybeleid is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Corvantis BV in het kader van haar dienstverlening als externe auditeur en corporate investigator. Het is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR, Verordening (EU) 2016/679) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Inhoud
1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:
| Gegevens | |
|---|---|
| Naam | Corvantis BV |
| Activiteit | Corporate investigations — externe audit sociale compliance |
| info@corvantis.be | |
| Telefoon | +32 479 28 04 78 |
| Toepasselijk recht | Belgisch recht — Ondernemingsrechtbank Gent |
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Corvantis BV verwerkt persoonsgegevens in twee contexten: in het kader van de uitvoering van auditwerfbezoeken, en in het kader van het beheer van de relatie met opdrachtgevers.
2.1 Persoonsgegevens van aanwezige personen op de auditlocatie
Bij de uitvoering van een auditwerfbezoek kunnen de volgende categorieën van persoonsgegevens worden geregistreerd:
- Identificatiegegevens: naam, voornaam, geboortedatum, rijksregisternummer of equivalent buitenlands identificatienummer
- Verblijfsgegevens: tijdelijk adres in België, land van herkomst
- Nationaliteit en verblijfsstatus
- Gegevens over voorgelegde documenten: type, nummer en geldigheidsdatum van identiteitsbewijzen, verblijfsvergunningen, arbeidsvergunningen, beroepskaarten
- Arbeidsgegevens: statuut (loontrekkende, zelfstandige, uitzendkracht, student), werkzaamheden, aanvangsdatum tewerkstelling, werkgever of opdrachtgever
- Sociale zekerheidsstatus: DIMONA-aangifte, LIMOSA-melding, uitkeringsstatuut (voor zover dit ter plaatse wordt meegedeeld door de betrokkene)
- Detacheringsgegevens: A1-formulier, zendland, ontvangende onderneming
Bijzondere categorieën: Nationaliteit en verblijfsstatus worden verwerkt als bijzondere categorie in de zin van artikel 9 AVG. De rechtsgrond is artikel 9(2)(b) en (g) AVG — verwerking noodzakelijk in het kader van sociale zekerheid en arbeidsrecht. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt voor zover dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de audit.
2.2 Persoonsgegevens van contactpersonen bij opdrachtgevers
- Naam en voornaam
- Functietitel en onderneming
- Professioneel e-mailadres en telefoonnummer
- Correspondentie in het kader van de opdracht
2.3 Persoonsgegevens via de website
- Gegevens ingevuld via het contactformulier: naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, bericht
3. Voor welke doeleinden en op welke rechtsgrond?
| Doeleinde | Omschrijving | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|---|
| Uitvoering auditwerfbezoek | Registratie van aanwezige personen en hun documenten ter plaatse, in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke (opdrachtgever) die zijn wettelijke zorgvuldigheidsverplichtingen uitoefent | Art. 6(1)(c) — wettelijke verplichting (BVR 07/12/2018, art. 30bis RSZ-wet, SSW) |
| Opstellen auditverslag | Verwerking van de verzamelde gegevens voor het opstellen van een feitelijk auditverslag ten behoeve van de opdrachtgever | Art. 6(1)(c) en art. 6(1)(f) — wettelijke verplichting en gerechtvaardigd belang |
| Beheer opdrachtgeversrelatie | Communicatie met contactpersonen bij opdrachtgevers, facturatie, opvolging van opdrachten | Art. 6(1)(b) — uitvoering overeenkomst |
| Beantwoording contactformulier | Verwerking van gegevens ingediend via het contactformulier op de website | Art. 6(1)(f) — gerechtvaardigd belang (beantwoording van een verzoek) |
| Verdediging van rechtmatige belangen | Bewaring van gegevens voor de verdediging van Corvantis BV bij eventuele geschillen of klachten | Art. 6(1)(f) — gerechtvaardigd belang |
Minimale gegevensverwerking: Corvantis BV verwerkt uitsluitend de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden, conform het beginsel van minimale gegevensverwerking (art. 5(1)(c) AVG).
4. Wie ontvangt uw gegevens?
Persoonsgegevens verzameld tijdens auditwerfbezoeken worden uitsluitend meegedeeld aan de opdrachtgever die de audit heeft besteld. Corvantis BV deelt geen persoonsgegevens mee aan derden, tenzij:
- dit wettelijk verplicht is (bv. op bevel van een rechterlijke of administratieve overheid);
- dit noodzakelijk is voor de verdediging van de rechtmatige belangen van Corvantis BV in het kader van een procedure.
Corvantis BV draagt geen persoonsgegevens over buiten de Europese Economische Ruimte (EER).
Wij maken gebruik van een beperkt aantal verwerkers (bv. voor e-mailhosting en documentopslag). Met elke verwerker is een verwerkersovereenkomst gesloten conform artikel 28 AVG.
5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
| Categorie | Bewaartermijn | Motivering |
|---|---|---|
| Auditverslagen en onderliggende gegevens | 5 jaar na datum auditwerfbezoek | Conform de verplichting van de opdrachtgever om documenten ter beschikking te houden voor inspectiediensten (BVR 07/12/2018) |
| Contractuele documenten opdrachtgevers | 10 jaar na einde overeenkomst | Wettelijke boekhoudkundige bewaarplicht |
| Contactformulier / correspondentie | 2 jaar na laatste contact | Gerechtvaardigd belang — opvolging van aanvragen |
Na het verstrijken van de bewaartermijn worden de gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.
6. Uw rechten
Als betrokkene beschikt u over de volgende rechten op grond van de AVG:
| Recht | Omschrijving |
|---|---|
| Inzage (art. 15) | U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij over u verwerken. |
| Rectificatie (art. 16) | U heeft het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren. |
| Wissing (art. 17) | U heeft het recht op verwijdering van uw gegevens, tenzij wij een gerechtvaardigde grond hebben om ze te bewaren. |
| Beperking (art. 18) | U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te laten beperken in bepaalde omstandigheden. |
| Bezwaar (art. 21) | U heeft het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. |
| Overdraagbaarheid (art. 20) | U heeft het recht op overdracht van uw gegevens in een gestructureerd formaat, voor zover de verwerking is gebaseerd op toestemming of overeenkomst. |
Om uw rechten uit te oefenen, richt u een schriftelijk verzoek aan:
Corvantis BV
E-mail: info@corvantis.be
Telefoon: +32 479 28 04 78
Wij reageren op uw verzoek binnen 30 dagen. In geval van complexe of meervoudige verzoeken kan deze termijn met maximaal 60 dagen worden verlengd, mits kennisgeving.
Klachtrecht: Indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens inbreuk maakt op de AVG, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be — contact@apd-gba.be
7. Beveiliging
Corvantis BV past passende technische en organisatorische maatregelen toe om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of openbaarmaking, conform artikel 32 AVG. Dit omvat onder meer:
- Versleutelde opslag van auditverslagen en persoonsgegevens
- Toegangsbeperking tot gegevens op basis van het need-to-know-principe
- Regelmatige evaluatie van de beveiligingsmaatregelen
Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, zal Corvantis BV de Gegevensbeschermingsautoriteit hiervan in kennis stellen binnen 72 uur na kennisneming, conform artikel 33 AVG.
8. Website en cookies
De website van Corvantis BV maakt gebruik van een eenvoudig contactformulier. Wij maken geen gebruik van tracking cookies, analytische cookies van derden of social media plugins die persoonsgegevens verwerken zonder uw toestemming.
Wij kunnen functionele cookies gebruiken die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de website (bv. sessiebeheer). Deze cookies vereisen geen toestemming.
De website wordt gehost via Wix. Het privacybeleid van Wix is raadpleegbaar op wix.com/about/privacy.
9. Wijzigingen aan dit privacybeleid
Corvantis BV behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. De meest recente versie is steeds raadpleegbaar op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij opdrachtgevers hierover informeren via e-mail.
Dit privacybeleid werd voor het laatst bijgewerkt in maart 2026.
10. Contact
Voor vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ons bereiken via:
Corvantis BV — Corporate Investigations
E-mail: info@corvantis.be
Telefoon: +32 479 28 04 78